Diminye gwosè dosye nan Microsoft Excel

Lè w ap travay nan Excel, kèk tab yo byen enpresyonan nan gwosè. Sa a kondwi a lefèt ke gwosè a nan dokiman an ogmante, pafwa rive menm yon douzèn megabit oswa plis. Ogmante pwa nan yon manyèl Excel pa sèlman mennen nan yon ogmantasyon nan espas ki la li okipe sou kondwi a difisil, men, pi enpòtan, nan yon ralentissement nan vitès la nan aksyon ak divès kalite pwosesis nan li. Senpleman mete, lè w ap travay ak tankou yon dokiman, Excel kòmanse ralanti. Se poutèt sa, pwoblèm nan nan optimize ak rediksyon nan gwosè a nan liv sa yo vin enpòtan. Ann wè ki jan diminye gwosè a dosye nan Excel.

Pwosedi Rediksyon gwosè liv

Ou ta dwe optimize yon dosye kantite ti vilaj nan plizyè direksyon an menm tan. Anpil itilizatè yo inyorans, men souvan yon workbook Excel gen anpil enfòmasyon nesesè. Lè yon dosye se ti, pèsonn pa peye anpil atansyon sou li, men si dokiman an vin ankonbran, ou bezwen optimize li selon tout paramèt posib.

Metòd 1: diminye ranje a opere

Ranje a ap travay se zòn nan nan ki Excel sonje aksyon yo. Lè rakonte yon dokiman, pwogram nan rekonte tout selil yo nan vorkspas la. Men, li pa toujou koresponn ak ranje a nan ki itilizatè a reyèlman ap travay. Pou egzanp, yon espas aksidantèlman mete byen lwen anba tab la pral elaji gwosè a nan seri a ap travay nan eleman ki kote espas sa a se. Li sanble ke Excel pral chak fwa rekontaj pwosesis yon pakèt moun sou selil vid. Ann wè ki jan yo ranje pwoblèm sa a lè l sèvi avèk yon egzanp yon tab espesifik.

1. Premyèman, pran yon gade nan pwa li yo anvan optimize yo konpare sa li pral apre pwosedi a. Sa a ka fè pa deplase ou nan tab la File. Ale nan seksyon an "Detay". Nan pati dwat la nan fenèt la ki ouvè, pwopriyete prensipal yo nan liv la yo endike. Premye atik pwopriyete a se gwosè dokiman an. Kòm ou ka wè, nan ka nou an li se 56.5 kilookte.



2. Premye a tout, ou ta dwe chèche konnen konbyen reyèl zòn nan k ap travay nan fèy la diferan de youn nan ki itilizatè a reyèlman bezwen. Sa a se trè senp. Nou jwenn nan nenpòt selil nan tab la ak tape yon konbinezon kle Ctrl + Fen. Excel imedyatman deplase nan selil ki sot pase a, ki pwogram nan konsidere eleman final la nan vorkspas la. Kòm ou ka wè, nan ka patikilye nou an, sa a se liy 913383. Etandone ke tablo a aktyèlman okipe sèlman premye sis ranje yo, nou ka deklare lefèt ke 913377 liy yo, an reyalite, yon chaj initil, ki pa sèlman ogmante gwosè a dosye, men, paske, rekalkile montan an tout antye pa pwogram lan lè li fè nenpòt ki aksyon, ralanti travay la sou dokiman an.

   

   Natirèlman, an reyalite, tankou yon diferans gwo ant aktyèl ranje a ap travay ak youn nan ki Excel pran pou li se byen ra, epi nou te pran tankou yon gwo kantite liy pou klè. Malgre ke, pafwa gen menm ka lè zòn nan k ap travay se zòn nan tout antye de fèy la.

3. Yo nan lòd yo ranje pwoblèm sa a, ou bezwen efase tout liy yo, ki soti nan premye vid la nan fen a trè nan fèy la. Pou fè sa, chwazi selil an premye, ki se imedyatman anba a tab la, ak tape nan konbinezon kle a Ctrl + Shift + Down Arrow.



4. Kòm ou ka wè, apre yo fin ke tout eleman yo nan kolòn nan premye yo te chwazi, kòmanse nan selil la espesifye nan fen tab la. Lè sa a, klike sou sa ki gen bouton an sourit dwa. Nan meni kontèks la ki ouvè, chwazi Efase.

   

   Anpil itilizatè eseye efase pa klike sou bouton an. Efase sou klavye a, men li pa bon. Aksyon sa a efase sa ki nan selil yo, men li pa efase yo. Se poutèt sa, nan ka nou an, li pa pral ede.

5. Apre nou chwazi atik la "Efase ..." nan meni kontèks la, yon ti fenèt pou efase selil ouvè. Nou mete switch la nan pozisyon nan li "Liy" epi klike sou bouton an "OK".



6. Tout ranje nan ranje a chwazi yo te efase. Asire w ke ou re-sove liv la pa klike sou icon nan diskèt nan kwen siperyè agòch nan fenèt la.



7. Koulye a, kite a wè ki jan sa te ede nou. Chwazi nenpòt selil nan tablo a epi tape yon chemen kout Ctrl + Fen. Kòm ou ka wè, Excel chwazi selil ki sot pase a nan tablo a, ki vle di ke li se kounye a ke li se eleman ki sot pase a nan Fèy travay la.



8. Koulye a, ale nan seksyon an "Detay" onglè Filechèche konnen ki kantite pwa dokiman nou an te redwi. Kòm ou ka wè, li se kounye a 32,5 KB. Sonje byen, anvan pwosedi optimize a, gwosè li te 56.5 Kb. Se konsa, li te redwi pa plis pase 1.7 fwa. Men, nan ka sa a, siksè prensipal la se pa menm diminye pwa nan dosye a, men ki se pwogram lan kounye a libere de rekalkile seri a aktyèlman rès, ki pral ogmante siyifikativman vitès la nan pwosesis dokiman an.

Si liv la gen plizyè fèy papye ak ki ou travay, ou bezwen pote soti nan yon pwosedi ki sanble ak chak nan yo. Sa a pral pli lwen diminye gwosè a nan dokiman an.

Metòd 2: Elimine sou fòma

Yon lòt faktè enpòtan ki fè yon dokiman Excel pi difisil se sou-fòma. Sa a ka gen ladan itilize nan divès kalite polis, fwontyè, fòma nimewo, men premye nan tout li enkyetid ranpli nan selil ki gen koulè diferan. Se konsa, anvan Anplis de sa fòma dosye a, ou bezwen panse de fwa si li se definitivman vo li oswa si ou ka fasilman fè san yo pa pwosedi sa a.

Sa a se laverite espesyalman pou liv ki gen yon gwo kantite enfòmasyon, ki nan tèt yo deja gen yon gwosè konsiderab. Ajoute fòma nan yon liv ka ogmante pwa li yo menm plizyè fwa. Se poutèt sa, ou bezwen chwazi yon tè presegondè ant vizibilite a nan prezantasyon an nan enfòmasyon nan dokiman an ak gwosè a dosye, aplike fòma sèlman kote li vrèman bezwen.

Yon lòt faktè ki asosye avèk pondere fòma a se ke kèk itilizatè pito pou twòp selil yo. Sa se, yo fòma pa sèlman tab la poukont li, men tou, ranje a ki anba li a, pafwa menm nan fen fèy la, ak tann nan ke lè nouvo ranje yo ajoute sou tab la, li pa pral nesesè fòma yo ankò chak fwa.

Men li pa konnen egzakteman lè nouvo liy yo pral ajoute ak konbyen yo pral ajoute, ak ak sa yo preliminè fòma ou pral fè dosye a pi lou kounye a, ki pral tou afekte vitès nan travay ak dokiman sa a. Se poutèt sa, si ou aplike fòma nan selil vid ki pa enkli nan tablo a, Lè sa a, li dwe retire li.

1. Premye a tout, ou bezwen chwazi tout selil yo ki sitiye anba a ranje ak done yo. Pou fè sa, klike sou nimewo premye liy vid la nan panèl kowòdone vètikal yo. Se liy nan tout make. Apre sa, nou itilize konbinezon hotkey deja abitye a Ctrl + Shift + Down Arrow.



2. Apre sa, yo pral ranje a tout antye de ranje anba a pati a nan tablo a plen ak done dwe make. Lè ou nan tab la "Kay" klike sou icon a "Klè"sitiye sou riban an nan bwat zouti an "Korije". Yon ti meni ouvè. Chwazi yon pozisyon nan li "Fòma Klè".



3. Apre aksyon sa a, fòma a pral efase nan tout selil nan seri a chwazi.



4. Nan menm fason an, ou ka retire fòma nesesè nan tablo nan tèt li. Pou fè sa, chwazi selil endividyèl oswa yon ranje nan ki nou konsidere fòma yo dwe itil itil, klike sou bouton an "Klè" sou riban an ak nan lis la, chwazi "Fòma Klè".



5. Kòm ou ka wè, fòma nan seri a chwazi nan tablo a te konplètman retire li.



6. Apre sa, nou retounen nan ranje sa a kèk eleman fòma ke nou konsidere ki apwopriye: fwontyè, fòma nimewo, elatriye.

Etap ki anwo yo ap siyifikativman diminye gwosè a nan manyèl la Excel ak pi vit travay la nan li. Men, li pi bon yo itilize inisyalman fòma sèlman kote li se vrèman apwopriye ak nesesè pase pase tan pita sou optimize dokiman an.

Leson: fòma tab nan Excel

Metòd 3: efase lyen

Gen kèk dokiman ki gen yon kantite gwo anpil lyen ki soti nan kote yo rale valè yo. Sa a ka seryezman ralanti vitès la nan travay nan yo. Lyen ekstèn nan lòt liv yo espesyalman enfliyan nan montre sa a, byenke lyen entèn yo tou afekte pèfòmans. Si sous la soti nan kote lyen an pran enfòmasyon an pa toujou ap mete ajou, se sa ki, li fè sans ranplase adrès ki lyen nan selil yo ak valè òdinè. Sa ka ogmante vitès la nan travay ak yon dokiman. Ou ka wè si lyen oswa valè a se nan yon selil espesifik nan ba fòmil la apre chwazi eleman an.

1. Chwazi zòn nan ki lyen yo genyen ladan yo. Lè ou nan tab la "Kay"klike sou bouton an Kopi ki sitiye sou riban nan gwoup anviwònman yo Clipboard.

   

   Altènativman, apre yo fin make yon ranje, ou ka itilize yon konbinezon hotkey Ctrl + C.

2. Apre done yo kopye, nou pa retire seleksyon an nan zòn nan, men klike sou li ak bouton an sourit dwat. Meni an kontèks lanse. Nan li nan blòk la Antre Opsyon bezwen klike sou icon a "Valè". Li gen fòm yon icon ak chif yo montre.



3. Apre sa, tout lyen nan zòn nan chwazi yo pral ranplase pa valè estatistik.

Men, kenbe nan tèt ou ke sa a Excel opsyon otomatik optimize se pa toujou akseptab. Li kapab itilize sèlman lè done ki soti nan sous orijinal la yo pa dinamik, sa vle di yo pap chanje tan.

Metòd 4: fòma chanjman

Yon lòt fason pou diminye siyifikativman gwosè dosye a se chanje fòma li yo. Metòd sa a pwobableman ede plis pase nenpòt lòt moun konsentre liv la, byenke opsyon ki anwo yo ta dwe tou itilize nan konbinezon.

Nan Excel genyen plizyè fòma "natif natal" - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Fòma xls la se te yon ekstansyon debaz pou vèsyon pwogram yo 2003 ak pi bonè. Li deja demode, men kanmenm, anpil itilizatè kontinye aplike li. Anplis de sa, gen fwa lè ou gen pou tounen nan travay ak dosye fin vye granmoun ki te kreye anpil ane de sa tounen lè pa te gen okenn fòma modèn. Pa mansyone lefèt ke anpil pwogram twazyèm-pati ki pa konnen ki jan yo travay sou vèsyon pita nan dokiman Excel travay ak liv ak ekstansyon sa a.

Li ta dwe te note ke yon liv ki gen ekstansyon an xls se pi gwo pi gwo pase analogique modèn li yo nan fòma xlsx, ki Excel kounye a itilize kòm youn prensipal la. Premye a tout, sa a se akòz lefèt ke dosye xlsx, an reyalite, se achiv konprese. Se poutèt sa, si ou itilize ekstansyon an xls, men vle diminye pwa a nan liv la, ou ka fè sa tou senpleman pa re-ekonomize li nan fòma xlsx.

1. Pou konvèti yon dokiman nan fòma xls nan fòma xlsx, ale nan tab la File.



2. Nan fennèt la ki ouvè, imedyatman peye atansyon sou seksyon an "Detay", kote li endike ke dokiman an kounye a peze 40 Kbytes. Apre sa, klike sou non an "Save As ...".



3. Fenèt la sove louvri. Si ou vle, ou ka chanje nan yon nouvo anyè nan li, men pou pifò itilizatè yo se pi bon nan magazen nouvo dokiman an nan menm kote ak sous la. Non liv la, si ou vle, ka chanje nan "File File" jaden an, byen ke li pa nesesè. Pi enpòtan an nan pwosedi sa a se yo mete nan jaden an File Kalite valè "Excel liv gid (.xlsx)". Apre sa, ou ka peze bouton an "OK" nan fon fenèt la.



4. Apre yo fin ekonomize a, se pou yo ale nan seksyon an "Detay" onglè Filewè ki kantite pwa diminye. Kòm ou ka wè, li se kounye a 13.5 KB kont 40 KB anvan pwosedi a konvèsyon. Ki se, jis ekonomize li nan yon fòma modèn te fè li posib konsentre liv la prèske twa fwa.

Anplis de sa, nan Excel gen yon lòt fòma xlsb modèn oswa liv binè. Nan li, se dokiman an ki estoke nan kodaj binè. Dosye sa yo peze menm mwens pase liv nan fòma xlsx. Anplis de sa, lang nan ki yo ekri yo se pi pre Excel. Se poutèt sa, li travay ak liv sa yo pi vit pase ak nenpòt ki lòt ekstansyon. An menm tan an, liv la nan fòma a espesifye an tèm de fonksyonalite ak posiblite pou yo sèvi ak divès kalite zouti (fòma, fonksyon, grafik, elatriye) se nan okenn fason enferyè a fòma xlsx ak depase fòma a xls.

Rezon prensipal ki fè xlsb pa t 'vin fòma a default nan Excel se ke pwogram twazyèm-pati ka diman travay avèk li. Pou egzanp, si ou bezwen ekspòtasyon enfòmasyon ki soti nan Excel 1C, sa a ka fè ak xlsx oswa xls dokiman, men pa ak xlsb. Men, si ou pa planifye pou transfere done nan yon pwogram twazyèm pati, lè sa a ou ka sove dokiman an nan fòma xlsb. Sa a pral pèmèt ou diminye gwosè dokiman an epi ogmante vitès travay la.

Pwosedi a pou konsève pou dosye a nan ekstansyon an xlsb se menm jan ak yon sèl la nou te fè pou ekstansyon an xlsx. Nan tab la File klike sou atik la "Save As ...". Nan fenèt la sove ki ouvè, nan jaden an File Kalite bezwen chwazi yon opsyon "Excel Binary Workbook (* .xlsb)". Lè sa a, klike sou bouton an Sove.

Nou gade pwa dokiman an nan seksyon an "Detay". Kòm ou ka wè, li te diminye menm plis e kounye a, se sèlman 11.6 KB.

Adisyone rezilta jeneral yo, nou ka di ke si w ap travay ak yon dosye nan fòma xls, Lè sa a, fason ki pi efikas diminye gwosè li se pou konsève pou li nan modèl xlsx modèn oswa xlsb. Si ou deja itilize done ekstansyon dosye a, lè sa a diminye pwa yo, ou ta dwe kòrèkteman konfigirasyon espas travay la, retire fòma twòp ak lyen nesesè. Ou pral jwenn retounen nan pi gran si ou fè tout aksyon sa yo nan yon konplèks, epi yo pa dwe limite a sèlman yon sèl opsyon.